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Nachhaltige Mehrwerte durch Integrierte Business Planung (IBP)

Nachhaltige Mehrwerte durch Integrierte Business Planung (IBP)

Wettbewerbspotentiale durch erfolgreiche Nutzung von Supply Chain Planning Software

Traditionelle Unternehmensplanungen, die auf Finanzdaten sowie voneinander losgelösten Teilplänen wie Absatz-, Produktions- oder Lieferplanungen basieren, haben im heutigen Wettbewerbsumfeld ausgedient. Getrieben durch die verstärkte Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen, durch steigende Kundenanforderungen an Liefertreue und -zeit sowie durch den Wettbewerbsdruck aufgrund der Digitalisierung setzen erfolgreiche Unternehmen auf eine Integrierte Business Planung (IBP), unterstützt durch moderne Planungssoftware.

Software-Unternehmen haben den Trend erkannt und bieten moderne IBP-Softwarelösungen an. In unserem Erfahrungsbericht sei beispielhaft die SAP Integrated Business Planning (IBP)-Lösung angeführt.

Durch Verknüpfung sämtlicher Planungsprozesse in Echtzeit nachhaltig Beschaffungszeiten und Service-Levels verbessern

SAP IBP besteht aus mehreren Modulen, unter anderen dem Supply Chain Control Tower. TenglerGluttig verfügt über die Expertise zum Einsatz der einzelnen Module – alleinstehend oder in Kombination, je nach individuellem Bedarf des Kunden.

SAP IBP-Lösung schafft nachhaltige Mehrwerte:

 

Aber nicht die Software allein ist Garant für eine erfolgreiche digitale Transformation sondern zusätzlich verschiedene kritische Erfolgsfaktoren entlang der Unternehmensorganisation.

Voller Mehrwert von SAP IBP durch Umsetzung kritischer Erfolgsfaktoren

Für eine erfolgreiche Transformation zu einer digitalen, integrierten Business-Planung darf das IT-Tool SAP IBP nicht im Vordergrund stehen, sondern der Mensch, die Unternehmenskultur, die Prozesse und die entsprechende Organisationsstruktur.

Um den vollen Mehrwert der SAP IBP-Lösung nachhaltig zu erzielen, sind nach Erfahrung von TenglerGluttig sechs kritische Erfolgsfaktoren zu beachten:

1. Volles Engagement durch Top-Management und alle Betroffenen

Das Top-Management muss die Zielsetzung der Einführung neuer Planungsprozesse mit der SAP IBP-Lösung verdeutlichen. Erfolgreiche Kommunikation bindet alle betroffenen Bereiche wie Vertrieb, Einkauf, Produktion, Finanzen und IT ein. Dabei tritt das Top-Management als Projektinitiator und -sponsor auf. Notwendige Ressourcen werden zur Verfügung gestellt sowie die aktive Beteiligung betroffener Stakeholder eingefordert.

In einer Stakeholder-Analyse werden zu beteiligende Mitarbeiter identifiziert und auf ihre Projektrolle eingestimmt. Im Vorfeld der SAP IBP Implementierung definieren die Projektmitglieder in Workshops den Zielplanungsprozess unter Berücksichtigung des notwendigen Dateninputs und -outputs sowie der notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten. Die in einem Lastenheft dokumentierten Anforderungen für die SAP IBP-Lösung werden durch ein ausgewähltes Stakeholder-Team im Rahmen eines Proof-of-Concept auf Herz und Nieren geprüft und bewertet. Vor der eigentlichen Implementierung werden so die Fähigkeiten der SAP IBP-Lösung aufgezeigt, die Veränderungsakzeptanz der betroffenen Mitarbeiter sichergestellt und eine realistische Projektplanung erreicht. Hohe Systemakzeptanz und frühzeitiger Know-how Transfer werden durch die Einbindung von Key-Usern bereits während der SAP IBP Implementierung und deren Mitgestaltungsmöglichkeit in der Systemeinrichtung erreicht.

2. Neues Mindset durch integrierte Planungsprozesse

Die Software liefert das, was ihr beigebracht wird. Die Schnittstelle Mensch ist der kritische Faktor. Nicht selten ändert sich mit der Einführung einer integrierten Business-Planung die seit vielen Jahren im Unternehmen verankerte Planungsphilosophie von einer produktionsorientierten Planung (Push über den Vertrieb) zu einer vertriebsorientierten Planung (Pull aus der Produktion). Diese gravierende Änderung setzt ein neues Mindset  bei allen betroffenen Mitarbeitern voraus.

Zum unternehmensinternen Umdenken und somit zur erfolgreichen Einführung der SAP IBP-Lösung trägt die kontinuierliche Vermittlung der neuen Planungsprozesse, der entsprechenden KPIs sowie der notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bei. Die Kenntnis der Mehrwerte des neuen Planungsprozess für Beteiligte und Unternehmen ist unabdingbar

Eine klare Top-Down-Kommunikationsstrategie unter Einbindung der Führungskräfte ist dabei von ausschlaggebender Bedeutung. Auch das konsequente Einfordern und Vorleben der Einhaltung der neuen Planungsprozesse stellt eine wesentliche Managementaufgabe dar. Messbare und aussagekräftige KPIs tragen zur positiven Steuerung des Veränderungsprozesses bei.

3. Höchste Qualität bei Datenverfügbarkeit

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt für eine erfolgreiche Einführung einer IBP-Software ist die Verfügbarkeit notwendiger Daten in entsprechender Qualität. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die Verkaufshistorie, Material- und Kundenstammdaten sowie Preisdaten zur Planung von Umsatz und Margen. Für jeden Zielplanungsprozessschritt muss im Vorfeld festgelegt werden, welche Input-Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) von der IBP-Software benötigt werden, um definierte Output-Daten zu generieren. Darauf aufbauend empfiehlt es sich in enger Zusammenarbeit mit der Unternehmens-IT einen Architektur- und Mapping-Plan zu erarbeiten, der u. a. die Datenobjekte, Quell- und Zielsysteme sowie die entsprechenden Datenfilter zum „Füttern“ des IBP-Systems aufzeigt.

Unvollständige und falsche Input-Daten sind häufig die Verursacher für schlechte Planungsqualität und Projektverzögerungen. Beides führt zu einer Inakzeptanz der neuen Planungssoftware bei den Mitarbeitern und somit zu einem möglichen Projektmisserfolg. Um letzterem vorzubeugen, zeigt der IT-Readiness-Check von TenglerGluttig vorab Verfügbarkeits- und Qualitätslücken bei den Daten auf.

4. Hochentwickelte Fähigkeiten ermöglichen

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist die Befähigung der Organisation, sprich die Sicherstellung der notwendigen Organisationsstruktur und die Schulung der betroffenen Mitarbeiter. Die Einführung einer digitalen, integrierten Business-Planung führt in der Regel zu veränderten, teilweise gänzlich neuen Rollen und Verantwortlichkeiten. Vor der eigentlichen Implementierung der SAP IBP-Lösung sind in den betroffenen Bereichen die definierten Rollen zu kommunizieren und in der Organisationsstruktur zu verankern.

Dabei ist klar festzulegen, ob Aufgaben und Rollen zentral oder dezentral wahrzunehmen sind. Eine Rolle, die üblicherweise bei der Transformation zu einer integrierten bereichsübergreifenden Business-Planung von zentraler  Bedeutung ist und neu entsteht, ist jene des „IBP-Zeremonien-Meisters“. Dieser steuert, überwacht und entwickelt den IBP-Prozess im Unternehmen kontinuierlich weiter.

5. Zur organisatorischen Umsetzung verpflichten

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Verpflichtung der Führungskräfte und betroffenen Mitarbeiter zur Umsetzung der definierten Planungsprozesse. In der Regel erreicht man dies durch verschiedene Maßnahmen, zB durch die regelmäßige Vermittlung des hohen Stellenwertes des IPB Implementierungsprojektes und des großen Nutzens für die Anwender sowie das Gesamtunternehmen. Symbolische Wirkung zeigt auch das Unterschreiben der Projekt-Charter und des Projektplans durch die Key-Stakeholder. Zur Umsetzung dieses Erfolgsfaktors ist Feingefühl, regelmäßige und zielgerichtete Kommunikation, sinnvolles Projektmarketing, Geduld und Überzeugungskraft gefordert – ein aus der Erfahrung hoher, aber lohnenswerter Aufwand!

6. Kulturellen Wandel leben

Zu guter Letzt muss der kulturelle Wandel zu einer digitalen, integrierten Business-Planung im Unternehmen nachhaltig sichergestellt werden. Integrierte Business-Planung ist kein einmaliger Jahresprozess, sondern wird in der Regel, je nach Branche, in einem monatlichen Zyklus über einen Planungshorizont von sechs bis 18 Monaten durchgeführt.

Integrierte Business-Planung bedeutet, Problemfelder wie zB Lieferengpässe oder Zielbudgetabweichungen frühzeitig zu erkennen. Gemeinsam mit allen betroffenen Bereichen wie Vertrieb, Einkauf, Produktion und Controlling werden verschiedene Optionen abgewogen. Entschieden wir nach klaren Regeln zum besten Wohle des gesamten Unternehmens. Für viele Unternehmen ist eine übergreifende integrierte Planungsabstimmung im Monatszyklus Neuland und ein tiefgreifender Wandel in der Planungskultur. Entscheidend für die erfolgreiche Erzielung eines übergreifenden Abwägungs- und Entscheidungsprozesses ist die Definition und Einführung eines monatlichen IBP-Meeting-Kalenders. Dieser besteht zB aus vier Sitzungen pro Monat, mit dem Ziel, die Vertriebsplanung mit der Beschaffungs- und Produktionsplanung mit klaren Entscheidungskompetenzen und -regeln sinnvoll und realistisch auszugleichen.




Sind die notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt und mit Namen hinterlegt, gilt es, für jede definierte Rolle ein zielgruppenspezifisches Schulungskonzept und SAP IBP-Berichtigungskonzept zu entwickeln und umzusetzen. In den Trainings ist der planerische Gesamtzusammenhang zu vermitteln und der Ablauf der definierten Planungs- sowie Entscheidungsprozesse anhand der SAP IBP Funktionen zu schulen. Des Weiteren muss im Vorfeld u. a. über die Schulungsmethode (zB nach dem Train-the-Trainer Prinzip), die Art der  Wissensvermittlung (zB Remote, Onsite, Case Studies, etc.) und über die Anwenderbetreuung nach dem Go-Live (zB durch Key User) entschieden werden.  

Die Überwachung, Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung des IBP Planungs- und Entscheidungszyklus erfolgt idealerweise zentral durch die Rolle des „IBP-Zeremonien-Meisters“.  Diese Rolle trägt bei richtiger Besetzung maßgeblich zum nachhaltigen Erfolg der SAP IBP Implementierung bei. 

SAP IBP mit TenglerGluttig

TenglerGluttig bietet umfangreiche Erfahrung in der Segmentierung der Kundenanforderungen und der Implementierung von darauf abgestimmten sowie differenzierten Lieferservices. Die langjährige Erfahrung und der Zugriff auf die richtigen Tools bei der Einführung von Forecast Services sowie integrierten Planungsprozessen macht unser Team zu einem strategisch wertvollen Partner.



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